Cómo organizar una cena de empresa o de Convención

La pregunta parece trivial: ¿dónde se sienta cada uno? Pero detrás de esa decisión hay toda una declaración de intenciones sobre cómo entiende la empresa a su propio equipo. Y las dos respuestas que suelen darse habitualmente son… un error.
 
(AZprensa) Todas las empresas organizan en algún momento cenas especiales en las que reúnen a toda la organización, o a una buena parte de ella: con motivo de una Convención anual, para celebrar un logro colectivo o por cualquier otro motivo que merezca compartir mesa y mantel. A esa cena acudirán decenas —a veces centenares— de empleados de los más diversos departamentos, zonas y niveles jerárquicos. Y entonces surge, casi inevitablemente, la pregunta que más de un organizador ha tenido que resolver: ¿dejamos que cada uno se siente donde quiera, o decidimos nosotros la distribución de mesas?
 
Hay dos respuestas habituales a esta pregunta. Las dos son, a su manera, un error.
 
Error nº 1: libertad total (con mesa preferencial para los jefes)
 
La opción más frecuente es la de la libertad aparente: cada uno se sienta donde quiera, con la variante —casi universal— de que los directivos cuentan con una mesa preferencial diferenciada del resto. El resultado es predecible y revela dos problemas de bulto.
El primero: se pone en evidencia, ante toda la plantilla, que en esa empresa hay clases. Los directivos con sus privilegios y su mesa de honor; los demás, en el resto del salón. Una metáfora espacial de la jerarquía que nadie ha pedido que se haga visible precisamente esa noche. El segundo problema: sin orientación alguna, los empleados se sentarán según sus afinidades naturales —los amigos con los amigos, los de cada departamento con los del mismo departamento—, y el salón quedará convertido en un mosaico de pequeños círculos cerrados, ajenos los unos a los otros. ¿Es eso una empresa? ¿Es eso un equipo?
 
Error nº 2: la empresa decide, los empleados obedecen
 
La alternativa aparentemente más ordenada —que la empresa asigne los puestos según algún criterio: zona geográfica, departamento, proyecto en curso, lo que sea— genera un problema diferente pero igualmente real. Los empleados sienten que se ha coartado su libertad, que les han colocado con personas con las que quizás no tienen especial afinidad, lejos de los compañeros con quienes habrían preferido pasar la velada. Comenzar una cena de celebración con la plantilla molesta no parece el mejor punto de partida para fomentar el espíritu de equipo.
 
«A nadie le gusta que le digan dónde tiene que sentarse. Pero si quien toma esa decisión es el azar —y los jefes se someten a él igual que los demás—, la cosa cambia por completo.»
 
La solución: que decida el azar, en igualdad de condiciones
 
Existe una tercera opción que resuelve ambos problemas con elegancia. Imaginemos que, al término de la jornada de trabajo, un directivo o un jefe cualquiera sale a explicar los detalles de la cena con estas —o parecidas— palabras:
 
«Como sabéis, esta noche celebramos nuestra cena de gala. Todos formamos un equipo y en el trabajo conjunto de ese equipo reside nuestra mayor fortaleza. Por eso, la cena de esta noche no va a ser una cena cualquiera: va a ser una oportunidad para reforzar ese equipo. No queremos camarillas ni grupos de amigos, ni mesas por zonas o departamentos, porque esta empresa la formamos todos sin distinción y nadie es más importante que nadie. Y así lo vamos a demostrar —y a disfrutar.
La organización es sencilla: todas las mesas son iguales, sin ninguna mesa preferencial, porque todos somos igualmente importantes, cada uno en su área de trabajo y responsabilidad. Cada cubierto lleva un número. Al entrar al salón, cada uno cogerá una papeleta de la urna situada en la entrada: ese número indicará la mesa y el asiento que le corresponde. Será el azar quien decida quiénes serán sus compañeros de mesa esta noche, lo que les dará la oportunidad de compartir la cena con compañeros con quienes quizás apenas tienen contacto en el día a día, pero que son tan importantes para esta empresa como cualquiera de nosotros.
Y en cuanto a directivos y jefes: todos seguimos el mismo procedimiento. Nos mezclamos con el resto de forma aleatoria, porque también nosotros formamos parte de este equipo. Es una ocasión única para conocer mejor cómo es esta empresa, y para descubrir a las personas que la hacen posible.»
Por qué funciona
 
La clave de este sistema no es solo el azar: es la igualdad de condiciones. A nadie le gusta que le digan dónde tiene que sentarse. Pero cuando quien toma esa decisión no es un directivo sino una papeleta sacada de una urna —y cuando los propios directivos se someten exactamente al mismo procedimiento—, la asignación se acepta de otra manera. No hay favoritismo posible. No hay jerarquía implícita en la distribución del salón. Hay solo personas de la misma empresa compartiendo mesa por azar, lo cual es en sí mismo una declaración de valores.
 
El beneficio a largo plazo es igualmente claro. Al mezclar en cada mesa a personas de distintos departamentos y funciones, cada empleado regresa al trabajo habiendo puesto cara a compañeros que antes solo eran un nombre en un correo electrónico o una voz en una llamada. Y eso tiene un efecto directo y mensurable: la comunicación interdepartamental se vuelve más fluida, más humana y, por tanto, más eficiente. Porque es mucho más fácil hablar con alguien con quien ya has compartido una cena que con un desconocido al otro lado del organigrama.
 
Una cena bien organizada puede ser, en definitiva, mucho más que una cena.
 

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